PROBOLINGGO – Universitas Panca Marga (UPM) terus memperkuat kesiapan menghadapi pelaksanaan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT) tahun 2026. Salah satu langkah yang dilakukan adalah melalui rapat koordinasi pimpinan universitas bersama seluruh tim Akreditasi Perguruan Tinggi untuk memastikan kesiapan dokumentasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), khususnya pada siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP).
Rapat koordinasi ini menjadi forum strategis untuk melakukan konsolidasi dan memastikan seluruh dokumen pendukung akreditasi telah tersedia, tersusun secara sistematis, serta memiliki keterkaitan yang jelas antara kebijakan mutu, standar mutu, pelaksanaan kegiatan, hasil evaluasi, tindak lanjut, dan peningkatan mutu di lingkungan universitas.
Dalam pembahasan tersebut, pimpinan universitas menekankan pentingnya kesiapan bukti implementasi PPEPP. Dokumentasi yang disiapkan tidak cukup hanya berupa dokumen formal atau laporan administratif, tetapi harus mampu menunjukkan bahwa sistem penjaminan mutu benar-benar berjalan dan menghasilkan perbaikan berkelanjutan pada tingkat universitas, fakultas, program studi, maupun unit kerja.
Memastikan Keterlacakan Dokumen pada Setiap Tahapan PPEPP
Salah satu fokus utama rapat adalah memastikan ketersediaan dan keterlacakan dokumen pada lima tahapan PPEPP.
Pada tahap Penetapan, tim memastikan ketersediaan kebijakan, manual, standar, serta dokumen pendukung penetapan standar pendidikan tinggi. Pada tahap Pelaksanaan, perhatian diarahkan pada bukti implementasi standar dalam kegiatan akademik maupun nonakademik.
Selanjutnya, tahap Evaluasi harus didukung oleh laporan monitoring, evaluasi, audit mutu internal, serta hasil pengukuran ketercapaian standar. Pada tahap Pengendalian, diperlukan bukti tindak lanjut terhadap temuan dan ketidaksesuaian, termasuk rencana tindakan korektif. Sementara itu, tahap Peningkatan harus menunjukkan adanya perubahan atau penyempurnaan standar berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian sebelumnya.
Dengan demikian, dokumentasi PPEPP diharapkan membentuk suatu siklus yang utuh dan saling terhubung, bukan sekadar kumpulan dokumen yang berdiri sendiri.
Sinergi LP3M, Fakultas, Program Studi, GKM, dan PTIK
Kesiapan dokumentasi PPEPP membutuhkan keterlibatan seluruh unsur organisasi. LP3M memiliki peran dalam mengoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu, sementara fakultas, program studi, dan Gugus Kendali Mutu (GKM) bertanggung jawab memastikan tersedianya bukti pelaksanaan mutu sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Dalam mendukung kebutuhan tersebut, Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (PTIK) turut memperkuat aspek pengelolaan dokumentasi digital melalui pemanfaatan sistem informasi universitas. Dukungan ini diarahkan untuk menghimpun, mengorganisasi, dan memastikan dokumen SPMI dapat diakses secara lebih efektif ketika dibutuhkan dalam proses asesmen. Digitalisasi dokumentasi menjadi bagian penting dari transformasi tata kelola Universitas Panca Marga. Dengan pengelolaan dokumen yang terintegrasi, proses pencarian bukti, verifikasi data, serta penelusuran tindak lanjut hasil evaluasi dapat dilakukan secara lebih cepat dan terstruktur.
Membangun Kesiapan Akreditasi yang Berbasis Bukti
Melalui rapat koordinasi ini, Universitas Panca Marga menargetkan terbangunnya kesamaan pemahaman dan pembagian tanggung jawab yang jelas di antara seluruh tim akreditasi. Setiap unit diharapkan tidak hanya mampu menyediakan dokumen yang diminta, tetapi juga memahami substansi, proses, serta hasil implementasi penjaminan mutu yang menjadi tanggung jawabnya.
Persiapan APT 2026 menjadi momentum untuk memastikan bahwa budaya mutu telah menjadi bagian dari tata kelola kelembagaan. Sinergi antara pimpinan universitas, LP3M, fakultas, program studi, GKM, dan PTIK diharapkan mampu memperkuat kesiapan institusi dalam menghadapi asesmen lapangan sekaligus mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan. Universitas Panca Marga berkomitmen menjadikan implementasi PPEPP sebagai fondasi pengembangan institusi yang akuntabel, transparan, terukur, dan berorientasi pada peningkatan mutu secara berkesinambungan.
